TIK

BAB III.   MENGENAL MICROSOFT EXCEL

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari bab ini, peserta didik diharapkan:

1.      Mampu menjalankan Perangkat Lunak Pengolah Angka

2.      Memahami Elemen pada lembar kerja Microsoft Angka

3.      Memahami Fungsi Ikon Perangkat Lunak Pengolah Angka

4.      Mampu menggunakan Ms. Excel untuk mengolah data.

A.    Perangkat Lunak Pengolah Angka Microsoft Excel

Microsoft Excel atau Ms. Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Program aplikasi Microsoft Excel adalah program aplikasi yang dipergunakan untuk mengolah angka, seperti: mengolah tabel pembuatan bagan, atau data base sederhana Saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS. Ada beberapa cara untuk membuka Microsoft Excel:

1.    Melalui jendela desktop:

a.    Double click ikon Ms. Excel  pada jendela desktop; atau

b.    Klik ikon Ms. Excel kemudian tekan tombol Enter; atau

c.    Klik kanan ikon Ms. Excel pilih open.

2.    Melalui tombol Star yaitu Klik Star >> All Program >> Ms. Office >> Microsoft Excel.

Setelah salah satu langkah tersebut dilakukan tunggu sampai muncul lembar kerja Microsoft Excel seperti pada gambar:

                                                                            Gambar 1

Perbedaan yang mencolok antara Ms. Word dan Ms. Excel adalah pada area kerjanya, jika pada Ms. Word berupa area polos, pada Ms. Excel berupa kotak-kotak. Keduanya merupakan bagian dari Microsoft Office, sehingga apabila ada ikon yang sama juga mempunyai fungsi yang sama. Namun ada beberapa ikon yang berbeda karena menyesuaikan fungsi dari masing-masing office.

Saat mengaktifkan Ms. Excel, secara default layar komputer akan menampilkan buku kerja baru yang masih kosong dengan nama BOOK1. Buku kerja yang masih kosong itu terdiri dari tiga lembar kerja yaitu sheet 1,sheet 2 dan sheet 3. Lembar kerja excel terdiri dari 16.384 kolom dan 1.048.576 baris. Kolom-kolom pada Ms. excel dinotasikan dengan huruf A,B,C,….XFD sedangkan baris dinotasikan dengan angka 1,2,3,….. 1048576.

Komponen dalam area kerja Ms. Excel (untuk ikon yang sama antara Ms. Word dan Ms. Excel tidak akan dibahas lagi dalam bab ini, cek lagi pada bab sebelumnya):

1.    Function / Formula Bar

 adalah tempat untuk mengetikkan teks atau rumus-rumus yang akan digunakan nantinya. Dalam Microsoft Excel pengetikkan rumus harus diawali dengan tanda ‘=’. Misalnya ingin menjumlahkan nilai yang terdapat pada sel A1 dengan B1, maka pada formula bar dapat diketikkan =A1+B1

2.    Name Box  

     kotak yang menampilkan nama cells atau range yang sedang aktif.

3.    Row Heading

Row Heading (kepala baris), adalah penunjuk lokasi baris pada lembar kerja yang aktif. Row Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel. Jumlah baris yang disediakan oleh Microsoft Excel saat ini 1.048.576 baris.

4.      Column Heading

Column Heading      

(Kepala kolom), adalah penunjuk lokasi kolom pada lembar kerja yang aktif. Sama halnya dengan Row Heading, Column Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk. Kolom di simbol dengan abjad A – Z dan gabungannya. Setelah kolom Z, kita akan menjumpai kolom AA, AB s/d AZ lalu kolom BA, BB s/d BZ begitu seterus sampai kolom terakhir yaitu XFD (berjumlah 16.384 kolom).

      5.      Cell

Cells (Sel) adalah perpotongan antara kolom dengan baris. Sel diberi nama menurut posisi kolom dan baris sel aktif berada. Contoh. Sel A1 berarti perpotongan antara kolom A dengan baris 1. Sel yang sedang aktif ditandai dengan garis tebal yang mengelilingi sel tersebut, dan nama sel ditampilkan dalam name box

      6.      Range

          Range adalah sekumpulan sel yang bersebelahan. Misalnya sekumpulan sel yang tergabung                 dari A1 sampai E11 , dinyatakan dengan ( A1:E11)

      7.      Sheet/Worksheet

          Sheet adalah lembar kerja atau area kerja Ms. Excel, secara default dalam satu buku kerja                  terdapat 3 buah sheet , tetapi sheet tersebut bisa ditambah          sehingga mencapai 250 sheet.

      8.      Workbook

        Workbook dalam Excel adalah kumpulan satu atau lebih (maksimum hingga 255) sheet atau                 worksheet yang tersimpan dalam satu file.

a.       Membuat buku kerja baru dengan cara klik ikon New   pada office button atau tekan Ctrl + N pada keyboard.

b.      Menyimpan buku kerja menggunakan ikon Save atau Ctrl + S. (Prosesnya sama dengan menyimpan dokumen pada Ms. Word).

c.       Membuka  buku kerja yang pernah disimpan menggunakan ikon Open atau Ctrl + O. (Prosesnya sama dengan membuka dokumen pada Ms. Word).

d.      Menutup buku kerja. (Prosesnya sama dengan menutup dokumen pada Ms. Word)

B.     Memformat Sel

1.      Cell Pointer berfungsi sebagai penunjuk sel aktif, yang dimaksud dengan sel aktif ialah tempat yang akan dilakukan suatu operasi tertentu. Untuk menggerakan pointer dengan mouse dapat dilakukan dengan meng-klik sel yang diinginkan. Untuk sel yang tidak kelihatan kita dapat menggunakan Scroll Bar untuk menggeser layar hingga sel yang dicari kelihatan lalu klik sel tersebut. Untuk kondisi tertentu kita lebih baik menggunakan keyboard.

Berikut daftar tombol yang digunakan untuk menggerakan pointer dengan keyboard :

Tombol	Fungsi
← ↑ → ↓	Pindah satu sel ke kiri, atas, kanan atau bawah
Tab	Pindah satu sel ke kanan
Enter	Pindah satu sel ke bawah
Shift + Tab	Pindah satu sel ke kiri
Shift + Enter	Pindah satu sel ke atas
Home	Pindah ke kolom A pada baris yang sedang dipilih
Ctrl + Home	Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif
Ctrl + End	Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan
PgUp	Pindah satu layar ke atas
PgDn	Pindah satu layar ke bawah
Alt + PgUp	Pindah satu layar ke kiri
Alt + PgDn	Pindah satu layar ke kanan
Ctrl + PgUp	Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar berikutnya
Ctrl + PgDn	Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar sebelumnya

2.      Mengcopy isi sel

a.       Blok atau sorot sel yang akan di copy

b.      Klik ikon  atau tekan Ctrl + C

c.       Aktifkan sel yang akan diletakkan hasil copy-an dengan cara di klik

d.      Klik ikon atau tekan Ctrl + V

3.      Memindahkan isi sel

a.       Blok atau sorot sel  yang datanya akan di dipindahkan

b.      Klik ikon  atau tekan Ctrl + X

c.       Aktifkan sel yang akan diletakkan hasil pindahan dengan cara di klik

d.      Klik ikon  atau tekan Ctrl + V

4.      Membuat nomor berurutan

Ketik angka atau bulan pertama pada sel yang diinginkan  Ketik angka atau bulan kedua pada sel selanjutnya (berurutan)  Blok kedua sel tersebut secara berurutan  Letakkan pointer pada sudut kanan bawah hingga keluar tanda tambah, drag mouse, kemudian dilepaskan sampai nomor atau bulan terakhir ditampilkan pada samping tanda tambah.

                             

5.      Membuat teks menyesuaikan lebar kolom

Apabila kita mempunyai teks melebihi lebar kolom, teks tersebut akan terpotong, tetapi dengan menggunakan Wrap Text , tulisan akan otomatis menyesuaikan lebar kolom dengan turun ke bawah. Letakkan pointer pada sel yang akan diformat kemudian klik Wrap Text

      

6.      Menggabungkan Sel

Blok sel yang ingin digabungkan secara berurutan  Klik icon , untuk menggabungkan dan meletakkan data pada tengah sel.

    

7.      Membuat teks berada ditengah sel menggunakan tab Aligment, ikon menggambarkan hasil yang diinginkan, caranya, aktifkan sel yang akan dibuat rata tengah, untuk teks rata tengah secara horizoltal pilih , dan supaya teks rata tengah secara vertical pilih .

8.      Membuat garis pada tabel

a.       Blok range yang akan diberi garis

b.      Klik kanan mouse pada tabel kemudian pilih format cells pilih border atau klik pulldown pada ikon , bila tidak ada border yang sesuai klik more border untuk menampilkan kotak dialog border.

c.       Beri garis tepi sesuai ketentuan, klik ok.

9.      Membuat symbol mata uang

Blok semua angka yang ingin diberi simbul mata uang  Klik Kanan untuk menampilkan menu pop up, pilih Format cells Klik Alignment  Pilih Number  Klik Accounting  Pilih mata uang di Symbol  Isikan angka 0 (nol) pada Decimal Places Klik Ok

       

Hasilnya :